Summary
Projekt zur Entwicklung, Einführung und Evaluation einer Lösung für das Ausfallmanagement in der Pflege und weiteren Gesundheitsberufen im Schichtdienst umgesetzt. Der Reifegrad der Lösung erlaubt nun, die positiven Ergebnisse auf weitere Organisationen des Gesundheitswesens zu übertragen.
Vorhaben im Rahmen der swissig Förderung deutlicher Reduktionen von administrativem und organisatorischem Aufwand in Mangelberufen im Gesundheitswesen durch smarte, praxisorientierte Digitalisierung.
Ausgangslage
Pflege ist Teamarbeit. Für ungeplante Personalausfälle wird in Zweidrittel der Fälle Ersatzpersonal benötigt. Der organisatorische Aufwand hierfür ist für Führungspersonen und Mitarbeitende immens. Pflegeleitungen benötigen für die Bearbeitung heute eine Stunde und einundvierzig Minuten pro Ausfall. Dynamische Dienstplan-Bedürfnisse, insbesondere der Dienste-Tausch, verursachen zusätzlichen Aufwand bei Leitungen und Mitarbeitern. Mitarbeitende werden oft angesprochen und auch in ihrer Freizeit belästigt, einzuspringen.
Zielsetzung
Projektziel ist, den Aufwand für das Ausfallmanagement um über 1.5 Stunden auf maximal 10 Minuten pro Planänderung zu begrenzen. Der Aufwand für das Tauschmanagement soll auf 20% reduziert werden. Die Arbeitgeberkosten werden um mindestens CHF 1’000.-/FTE/Jahr gesenkt. Die Personal App wird datenschutzkonform ausgelegt und im Rahmen einer BYOD Strategie genutzt. Sie soll unabhängig vom eingesetzten Personaleinsatzplanungssystem genutzt werden. Ein Schnittstellenkonzept wird vorgelegt, die App soll jeodch auch vollkommen schnittstellenfrei arbeiten können. Sie eignet sich somit auch für Organsiationen ohne eigenes IT-Fachpersonal (Spitex, Pflegeheime usw.).
Ablauf
- Evaluation der Ausgangslage und Potenzialanalyse
- Konzeption und Entwicklung einer Schweizer Datenschutzgesetz und EU DSGVO-konformen Mitarbeiter App für die Teamkommunikation, das Dienste- und Tauschmanagement für iOS und Android Betriebssysteme in den Landessprachen deutsch, italienisch und französisch
- Entwicklung eines Schnittstellenkonzepts innerhalb des swissig Mitgliedernetzwerks
- Betrieb und Evaluation der Lösung
- Konzeption und Erweiterung der App um das Ausfallmanagement mit Partnerspitälern
a) Onlinemeldungen über ungeplante Abwesenheiten
b) Krankmeldeprozesse an Teamleitung, Team und HR
c) Ausfallmanagement durch eigene personelle Ressourcen
d) Ausfallmanagement durch marktverfügbare Fremdressourcen
Ergebnis
Bis Juli 2018 wurde Phase 4 „Betrieb und Evaluation der Lösung“ erreicht. Die Personal-App „HLth.care“ steht kostenlos im App-Store zur Verfügung und wird von Mitarbeitenden aus Spitälern, Heimen und Spitex Organisationen vorwiegend auf Initiative des Arbeitgebers eingesetzt.
Dem rasch aufgekommenen Bedürfnis, die Nutzung auch für andere Gesundheitsberufe freizugeben, wurde entsprochen. Die Möglichkeiten zur Unterstützung der Selbstorganisation von Teams wird umfassend und ressourcensparend genutzt. Die angestrebte Aufwandsreduktion konnte realisiert werden. Das Schnittstellenkonzept wurde innerhalb des swissig Mitgliedernetzwerks mit dem PMC Integrationsserver entwickelt. Konzeption und Erweiterung der App um das Ausfallmanagement mit einem erweiterten Kreis an Partnerspitälern ist derzeit in Vorbereitung.
swissig ist auf der Suche nach weiteren Spitälern, Spitexorganisationen oder Heimen für diese generische Lösung, um die Ergebnisse des Pilotspitals zu verifizieren. Die Projektkosten belaufen sich auf lediglich 18.- CHF pro Mitarbeiter und Jahr, die Prozesskosten-Einsparungen liegen bei über 1’000 CHF/Jahr. Weitere Infos anfordern
