Ausfallmanagement in Pflege und Medizin

Summary

Projekt zur Entwicklung, Einführung und Evaluation einer Lösung für das Ausfallmanagement in der Pflege und weiteren Gesundheitsberufen im Schichtdienst umgesetzt. Der Reifegrad der Lösung erlaubt nun, die positiven Ergebnisse auf weitere Organisationen des Gesundheitswesens zu übertragen.

Vorhaben im Rahmen der swissig Förderung deutlicher Reduktionen von administrativem und organisatorischem Aufwand in Mangelberufen im Gesundheitswesen durch smarte, praxisorientierte Digitalisierung.

Ausgangslage

Pflege ist Teamarbeit. Für ungeplante Personalausfälle wird in Zweidrittel der Fälle Ersatzpersonal benötigt. Der organisatorische Aufwand hierfür ist für Führungspersonen und Mitarbeitende immens. Pflegeleitungen benötigen für die Bearbeitung heute eine Stunde und einundvierzig Minuten pro Ausfall. Dynamische Dienstplan-Bedürfnisse, insbesondere der Dienste-Tausch, verursachen zusätzlichen Aufwand bei Leitungen und Mitarbeitern. Mitarbeitende werden oft angesprochen und auch in ihrer Freizeit belästigt, einzuspringen.

Zielsetzung

Projektziel ist, den Aufwand für das Ausfallmanagement um über 1.5 Stunden auf maximal 10 Minuten pro Planänderung zu begrenzen. Der Aufwand für das Tauschmanagement soll auf 20% reduziert werden. Die Arbeitgeberkosten werden um mindestens CHF 1’000.-/FTE/Jahr gesenkt. Die Personal App wird datenschutzkonform ausgelegt und im Rahmen einer  BYOD Strategie genutzt. Sie soll unabhängig vom eingesetzten Personaleinsatzplanungssystem genutzt werden. Ein Schnittstellenkonzept wird vorgelegt, die App soll jeodch auch vollkommen schnittstellenfrei arbeiten können. Sie eignet sich somit auch für Organsiationen ohne eigenes IT-Fachpersonal (Spitex, Pflegeheime usw.).

Ablauf

  1. Evaluation der Ausgangslage und Potenzialanalyse
  2. Konzeption und Entwicklung einer Schweizer Datenschutzgesetz und EU DSGVO-konformen Mitarbeiter App für die Teamkommunikation, das Dienste- und Tauschmanagement für iOS und Android Betriebssysteme in den Landessprachen deutsch, italienisch und französisch
  3. Entwicklung eines Schnittstellenkonzepts innerhalb des swissig Mitgliedernetzwerks
  4. Betrieb und Evaluation der Lösung
  5. Konzeption und Erweiterung der App um das Ausfallmanagement mit Partnerspitälern

a) Onlinemeldungen über ungeplante Abwesenheiten
b) Krankmeldeprozesse an Teamleitung, Team und HR
c) Ausfallmanagement durch eigene personelle Ressourcen
d) Ausfallmanagement durch  marktverfügbare Fremdressourcen

Ergebnis

Bis Juli 2018 wurde Phase 4 „Betrieb und Evaluation der Lösung“ erreicht. Die Personal-App „HLth.care“ steht kostenlos im App-Store zur Verfügung und wird von Mitarbeitenden aus Spitälern, Heimen und Spitex Organisationen vorwiegend auf Initiative des Arbeitgebers eingesetzt.

Dem rasch aufgekommenen Bedürfnis, die Nutzung auch für andere Gesundheitsberufe freizugeben, wurde entsprochen. Die Möglichkeiten zur Unterstützung der Selbstorganisation von Teams wird umfassend und ressourcensparend genutzt. Die angestrebte Aufwandsreduktion konnte realisiert werden. Das Schnittstellenkonzept wurde innerhalb des swissig Mitgliedernetzwerks mit dem PMC Integrationsserver entwickelt. Konzeption und Erweiterung der App um das Ausfallmanagement mit einem erweiterten Kreis an Partnerspitälern ist derzeit in Vorbereitung.

swissig ist auf der Suche nach weiteren Spitälern, Spitexorganisationen oder Heimen für diese generische Lösung, um die Ergebnisse des Pilotspitals zu verifizieren. Die Projektkosten belaufen sich auf lediglich 18.- CHF pro Mitarbeiter und Jahr, die Prozesskosten-Einsparungen liegen bei über 1’000 CHF/Jahr. Weitere Infos anfordern 

swissig Award

Das sind die Preisträger 2014

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swissig Arwads 2014

Auf Schloss Rapperswil wurden am 02. Dezember 2014 beim swissig FINAL erstmals der swissig Award verliehen. Tags zuvor hatten die Preisträger ihre Innovationsprojekte in ausführlichen Vorträgen vorgestellt. Die Projektergebnisse werden so aufbereitet, dass sie allen swissig Mitgliedern zur Verfügung stehen und als ‚Kochbuch‘ für eigene Projekte genutzt werden können.


 

 

Und das sind die Preisträger in alphabetischer Reihenfolge

Der swissig Award 2014 für

  • Magrathea Informatik GmbH in Kreuzlingen und Hannover
    Ausgezeichnet für das Projekt ‚Dashboards für die Pflegestation‘: Gerd Dreske
  • qhit healthcare consulting in Basel
    Ausgezeichnet für das Projekt ‚Dashboards für die Pflegestation‚: Guido Burkhardt
  • Schulthess Klinik in Zürich
    Ausgezeichnet für das Projekt ‚Dashboards für die Pflegestation‚: André Plank
  • Swiss Healthcare Performance Group in Uetikon am See
    Ausgezeichnet für das Projekt ‚SOA Strategie für Spitäler‘: Jürgen Müller
  • T-Systems Schweiz in Bern
    Ausgezeichnet für das Projekt ‚SOA Strategie für Spitäler‚: Jürgen Graalfs

 


 

Hören Sie hier das Interview von Chefredaktor Wolf-Dietrich Lorenz
vom Krankenhaus IT Journal mit swissig Award Preisträger Jürgen Müller

listen to ‘Interview swissig Projekt ‚SOA Strategie’’ on audioBoom

 


Hören Sie hier das Interview von Chefredaktor Wolf-Dietrich Lorenz
vom Krankenhaus IT Journal mit dem Key Note Speaker beim swissig FINAL 2014, Dr. Michael Lauk

listen to ‘Home Care IT – Dr. Michael Lauk’ on audioBoom

 


Hören Sie hier das Interview von Chefredaktor Wolf-Dietrich Lorenz
vom Krankenhaus IT Journal mit dem swissig Gründungspräsidenten beim swissig FINAL 2014, André Plank

listen to ‘Ziele der swissig – Präsident André Plank’ on audioBoom

Publiziert am 02. Dezember 2014, letztes Update am 12.12.2014

 

Clean-ID: CrowTen Eröffnet mit Projekteingabe die swissig Saison 2015

Crowten steigt bei swissig ein und bietet gleich ein erstes Innovationsprojekt an

Mit dem Projekt Clean-ID – Sichere Verfügbarkeit der klinischen Dokumentation aus stationären Voraufenthalten und ambulanten Konsultationen im Spital durch Doubletten-freie Patientenstammdaten“.

sagen wir ein herzliches Willkommen dem neuen swissig Mitglied crow ten Information Energeering AG aus Zürich. Geschäftsführer Dr. Jürg Simonet war schon Teilnehmer am swissig Gründungs-Event im März 2014 in Kloten. Nun hat sich das Unternehmen entschieden, swissig Mitglied zu werden. Gleichzeitig schickt crow ten auch ein spannendes Innovationsprojekt für 2015 ins Rennen.

 

Projektbeschrieb

Als eines der Projektergebnisse ist die Bereinigung der Patientenstammdaten durch hochautomatisiertes Aufspüren von Doubletten und Zusammenführen der Daten im ERP-System des Projektspitals vorgesehen. Daneben wird die Analyse der konkreten organisatorischen Faktoren, die eine Entstehung von Doubletten begünstigen, angestrebt. Mit Mitteln des Prozess-, Projekt- und Change-Managements sollen diese dann beseitigt werden. Schliesslich sollen Lösungsansätze zur On-Demand-Stammdatenpflege entwickelt werden.

crow ten ist seit 20 Jahren ausgewiesener Spezialist in der Analyse und Bereinigung von Datenbanken. Der Anwendungsnutzen für das Gesundheitswesen ergibt sich daraus, dass eine eindeutige, lebenslang gültige Personenkennung per Sozialversicherungsnummer oder dergleichen in der Schweiz nicht existiert.

Viele wiederkehrende Patienten werden in den ERP-Systemen der Spitäler fälschlicherweise als unterschiedliche Personen geführt. Organisatorisch wird dieses Defizit in der Regel nicht ausgeglichen. Heute können aufgrund dessen regelmässig wertvolle, vorhandene und manchmal auch lebenswichtige medizinische Informationen im Behandlungskontext nicht zugeordnet werden. Die Auswirkungen verstärken sich durch die zunehmende, ausschliesslich digitale KG-Führung mit entsprechend fehlendem, professionellem Archivaren-Support, der zu Papier-KG Zeiten meist gegeben war.

Die Fachleute wissen, dass diese Sachlage weitere Konsequenzen hat: Abrechnungsprozesse in den Spitälern verkomplizieren sich und das interne Controlling erhält falsche Zahlen. Die Fehler werden so auch an die Gesundheitspolitik in den Kantonen und zum Bund weiter gereicht.

Für welches Spital sind diese Ziele interessant?

Mit dem swissig Innovationsprojekt sollen Lösungen erarbeitet werden, die oben genannte Defizite und ihre negativen Auswirkungen zu beseitigen. Gesucht wird nun ein Spital, dass mit crow ten und dem Beratungspartner qhit healthcare consulting in Basel das Projekt Clean-ID angeht. swissig wird dabei organisatorischen und fachlichen Support bieten die Projektergebnisse publizieren und so aufbereiten, dass auch für weitere Spitäler ein Nutzen daraus entstehen kann.

qhit healthcare consulting

Mitglied seit 01.05.2013

qhit healthcare consulting auch kurz qhit ist ein international tätiges, Schweizer Beratungsunternehmen im Gesundheitswesen mit Sitz und Hauptgeschäftsstelle in Basel. Geschäftsführer und Head Consultant Healthcare ist Guido Burkhardt.

Kernkompetenz von qhit ist die Entwicklung und Umsetzung individueller, tragfähiger, klinischer und Klinik-administrativer Prozesse und die Beschreibung, Anpassung oder Beschaffung und Einführung dazu passender IT-Werkzeuge in Spitälern weltweit. qhit ist hauptsächlich aktiv für die Kundengruppen

und folgende Kern-Arbeitsgebiete:

  • Analyse und Optimierung klinischer Abläufe
  • DRG konforme Behandlungslogistik und Patientenfluss Steuerung
  • Konzeption und Einführung geeigneter Health-IT Lösungen
  • Verbesserung administrativer Prozesse
  • Prozessmanagement – auch im Rahmen von Spital-Neubauten
  • B2B Kontakte und Go-to-market Consulting
  • Team-Workshops, World-Café, Kreativtechniken
  • Eventmanagement für Fachanlässe

qhit ist Entwickler der kostenlosen Health-IT Organizer App „qhit Kalender“ mit Terminen und News aus der DACH Szene und gibt fünf verschiedene, interessante Newsletter als „Management Brief“ für Spitäler/Leistungserbringer und die Industrie heraus.

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